POZİTİF YAŞAM DERNEĞİ 2023 YILI SEYAHAT VE ORGANİZASYON HİZMETLERİNE DAİR LOJİSTİK HİZMET ALIM İHALESİ TEKNİK ŞARTNAMESİ
MADDE-1 KONUSU
İş bu şartname Pozitif Yaşam Derneği’nin 2023 takvim yılı içerisinde ki ulaşım biletleme, konaklama yararlanıcılara yönelik verilen ayni destekler kapsamında ulaşım biletleme ve konaklama hizmetlerinin verilmesi ile derneğe ait toplantı, seminer, eğitim, sempozyum, konferans, kongre, panel vb. tüm etkinliklerin organizasyon hizmetini konu edinmektedir. Hizmet alımı belirli bir proje ve faaliyet için yapılmayacak olup derneğin ilgili yıl içerisinde yukarıda sayılı tüm ihtiyaçlarını karşılamak üzere maliyet+kar yöntemi ile alınacaktır.
MADDE-2 İŞ TANIMLARI
2.1 Ulaşım Bileti Alımı
Pozitif Yaşam Derneği yurt içi ve yurt dışı tüm seyahatlerinde ihtiyaç duyulan uçak, tren, otobüs, gemi, feribot biletlemelerinin yapılmasını konu edinmektedir. Dernek kaynaklarının verimli kullanılması için yüklenici firma tarafından zaman, mevki, fiyat vb. özellikler dikkate alınarak araştırma yapması ve en uygun biletlemeyi yapması beklenir.
2.2 Konaklama Hizmeti
Pozitif Yaşam Derneği yurt içi ve yurt dışı tüm seyahatlerinde ihtiyaç duyulan konaklama hizmetinin verilmesini konu edinmektedir. Belirtilen mevki ve özelliklere dair otellerin bulunması, fiyat tekliflerinin alınması, rezervasyon işlemlerinin yapılması, ilgili kişilere konaklama bilgi ve belgelerinin paylaşılması ve konaklamaya dair kişisel olmayan tüm masrafların yüklenici ile konaklama yapılan yer arasında organize edilmesi beklenir.
2.3 Yararlanıcılara Yönelik Ayni Destekler Kapsamında Ulaşım Bileti Alımı
Pozitif Yaşam Derneği’nin yararlanıcılarına yönelik sağladığı ayni ulaşım destekleri kapsamında dernek tarafından yüklenici firmaya verilen bilgiler doğrultusunda uçak, tren, otobüs, gemi, feribot biletlemelerinin yapılmasını konu edinmektedir. Ulaşım desteği toplumsal cinsiyete dayalı şiddete maruz kalan ve 24 saat içerisinde acil müdahale edilmesi gereken vakaların yönetiminde kullanıldığından yüklenici firma tarafından sabah 9.00 – 23.59 saatleri arasında biletleme hizmeti talep edilebilecektir.
2.4 Yararlanıcılara Yönelik Ayni Destekler Kapsamında Konaklama Hizmeti
Pozitif Yaşam Derneği’nin yararlanıcılarına yönelik sağladığı ayni konaklama destekleri kapsamında dernek tarafından yüklenici firmaya verilen bilgiler doğrultusunda otel, pansiyon vb. konaklama rezervasyonlarının yapılmasını konu edinmektedir. Konaklama desteği toplumsal cinsiyete dayalı şiddete maruz kalan ve 24 saat içerisinde acil müdahale edilmesi gereken vakaların yönetiminde kullanıldığından yüklenici firma tarafından sabah 9.00 – 23.59 saatleri arasında rezervasyon hizmeti talep edilebilecektir.
2.5 Etkinlik Organizasyon Hizmeti
Pozitif Yaşam Derneği tarafından düzenlenecek her türlü toplantı, eğitim, sempozyum, kongre, konferans vb. etkinliklerin organizasyon hizmetini konu edinmektedir. Etkinliklere ait katılımcı ulaşım, transfer ve konaklamalarının ayarlanması, etkinlik salonu veya alalarının tasarımı, kurulumu, teknik donanım ihtiyaçlarının karşılanması (projeksiyon, barkovizyon, ses sistemi, kamera, kameraman, video çekimi, ses kaydı, simultane çeviri teknik ekipmanlarının temini kurulumu), eğitim veya toplantı sarf malzemelerinin tedariki, özel oturumlar için eğitmen/uygulayıcı bulunması, karşılama masası, yaka kartı tasarımı ve basımı, mekan içi ve dışı yönlendirme tabelalarının tasarımı ve uygulanması vb. faaliyetleri konu edinmektedir.
2.6 Bilet ve Mekân Seçimleri
Yüklenici personel, yararlanıcı veya katılımcı ulaşımlarını ayarlarken derneğe en az iki farklı fiyat seçeneğinden teklif sunar ve dernek tarafından uygun görülen bilet alınır veya otel/mekân rezervasyonu yapılır.
MADDE-3 TAHMİNİ BÜTÇE
2023 takvim yılı içerisinde belirli bir faaliyetin icrasına yönelik bir hizmet alımı yapılmamaktadır. Takvim yılı içerisinde ihtiyaç duyulacak tüm ilgili ihtiyaçlarına yönelik hizmet alımı yapılacaktır. Bu sebeple teknik şartnamede yıl içerisinde ihtiyaç duyulacak iş ve işlemler genel olarak sıralanmış ve nicel bir tanım yapılmamıştır. İhaleye katılacak yüklenici adaylarına yardımcı olabilmesi için 2022 yılı cari işlem karşılığı verilmekte olup 2023 yılında en az bu cari işlem tutarı kadar işlem hacmi olması beklenmektedir. 2022 yılı işlem hacmi 1.830.819,87 TL’dir.
MADDE-4 ÇALIŞMA YÖNTEMİ
İhaleyi kazanan yüklenici firma ile hizmet bedeli üzerinden sözleşme imzalanacaktır. Yüklenici firma her ay sonu alınan hizmetin maliyeti üzerine ihale sonucunda belirlenmiş hizmet bedeli yüzdesini ilave ederek ilgili maliyetlerle birlikte derneğe faturalandırır. Örneğin bir takvim ayı içerisinde 100.000 TL maliyetli hizmet alımı karşılığında % YY oranında hizmet bedeli hesaplanır (100.000 X YY / 100) sonuç maliyetin üzerine eklenerek faturalandırılır.
MADDE-5 ÖDEME YÖNTEMİ
Yüklenici firmaya ödemeler aylık olarak yapılır. Her ayın sonunda karşılıklı mutabakat ile ay içerisinde alınan hizmetler üzerinde mutabakat sağlanır. Mutabık kalınan hizmet ve tutarlar üzerinden faturalandırma yapılır ve yasal süreler içerisinde yüklenici banka hesabına ödeme yapılır. Münferit etkinliklerin ödemeleri, etkinliğin bitiminde ay sonu beklenmeden yapılabilir. Ay sonunda personel ve yararlanıcıların ulaşım ve konaklama giderleri gruplanarak ayrı ayrı faturalandırılır.
MADDE-6 İHALE TAKVİMİ
İş bu şartnameye konu ihalenin duyurusu ve şartname dağıtımı 14.12.2022 tarihinde dernek internet sitesinde ve kamusal alanlarda duyurulacaktır. 28.12.2022 tarihine kadar teklifler kapalı zarfta aşağıda belirtilen dernek merkezine imza karşılığı elden teslim edilecektir. Tüm yüklenici adaylarının nezaretinde 29.12.2022 günü saat 14.00’te dernek merkezinde ihale komisyonu tarafından teklif zarfları açılacaktır. Aynı gün ihalenin kazanan yüklenicisi ilan edilecektir.
Dernek Merkezi: Hasanpaşa Mahallesi Kurbağalıdere Cad. No 77 Daire 4 Kadıköy İstanbul.
MADDE-7 TEKLİF ZARFLARI HAZIRLAMA VE AÇMA İLE İLGİLİ USUL VE ESASLAR
Bir büyük zarf içerisinde 8. Maddede belirtilen şartname ekleri büyük bir zarfa koyulacak olup, yüklenici adaylarının hizmet bedelini % kaç kar oranı ile yapacağını gösterir fiyat teklifini kapalı diplomat zarf ile ayrıca büyük zarfın içerisine koyacaktır. Tüm zarfların ağızları kapalı ve birleşim yerleri kaşeli imzalı olmak zorundadır.
Teklif zarfları dernek merkezi tarafından teslim alınır ve yüklenici firma temsilcisine teklif teslim formu imzalatılır.
İhale günü tüm yükleniciler veya temsilcileri teklif açılımı sırasında dernek merkezinde bulunmalıdır. Tekliflerin açıldığı sırada dernek merkezinde temsilcisi bulunmayan tedarikçilerin teklifleri işleme alınacak olup ilgili yüklenicinin ihale sonucuna itiraz hakkı bulunmayacaktır.
İhale günü, ihale komisyonu tarafından öncelikle büyük zarflar açılarak şartnamede istenilen belge ve evrakların kontrolü yapılacaktır. Eksik belge ile zarf teslim etmiş olan yüklenicilerin hizmet bedeli teklif zarfları açılmadan imha edilerek ihale dışı bırakılacaktır.
Belge ve evrakları tam olan yüklenicilerin hizmet bedeli teklifleri firma isimlerinin alfabetik sıralamasına göre açılacaktır. Hizmet bedeli teklifleri ve ihale katılım şartlarını gösterir belgeler puanlama tablosuna geçirilir ve en yüksek puanı olan yüklenici ihaleyi kazanmış kabul edilir. Puanlama sistemi kullanılacağından Madde – 8, h) ve İ) bentlerinde istenen evrak sayısı yükleniciler arasındaki puan farkında etkili olacaktır.
MADDE-8 İHALE İÇİN GEREKLİ BELGELER VE ŞARTLAR
Aşağıda ihaleye katılım için gerekli görülen şartları ispatlayan her türlü belge ve doküman teklif zarfına koyulmalıdır.
EK.1
Dikkat: İş bu belge firma sahibi veya vekili tarafından imzalanarak teklif zarfının içerisinde yer almalıdır.
ÇIKAR ÇATIŞMASI BEYANI
Firmamız ………………………………………………………………… olarak çalışanlarımız veya firma
sahipleri/ortakları arasında Pozitif Yaşam Derneği üyeleri, yönetim kurulu, denetim kurulu ve çalışanları arasında çıkar çatışmasına konu olacak bir yakınlık veya bağ olmadığını beyan ederim.
Eğer firmanız sahipleri/ortakları veya çalışanları arasında Pozitif Yaşam Derneği arasında çıkar çatışmasına neden olabilecek yakınlığı veya bağı olan kişiler varsa yıkarıdaki cümleyi şöyle değiştirin ve aşağıdaki tabloyu doldurun “arasında çıkar çatışmasına konu olacak bir yakınlık veya bağı olan kişileri aşağıda beyan ederim.
| Firma Çalışanı | Dernek Üyesi veya Çalışanı | Yakınlık veya Bağ |
Firma Sahibi
Kaşe İmza
EK.2
Dikkat: İş bu belge firma sahibi veya vekili tarafından imzalanarak teklif zarfının içerisinde yer almalıdır.
CİNSEL SÖMÜRÜYE, İSTİSMARA VE YOLSUZLUĞA YÖNELİK ÖZBEYAN FORMU
Firmamız sahibi/ortakları ile çalışanları arasında daha önce cinsel sömürü, istismar, şiddet veya yolsuzlukla ilgili açılmış bir sonuçlanmış veya devam eden soruşturma veya kavuşturma bulunmamaktadır. Yine aynı kişiler olarak bu sebeplerle açılmış herhangi bir soruşturma kapsamında bilgi vermekten ve ifade vermekten imtina eden kaçan birisi bulunmadığını beyan ederiz.
Firma Sahibi
Kaşe İmza
Ek.3
TURİZM ACENTELİK HİZMETLERİ SÖZLEŞMESİ
1- TARAFLAR
Bir tarafta …… adresinde mukim Pozitif Yaşam Derneği (sözleşmenin devamında kısaca “dernek”
olarak anılacaktır) diğer tarafta …. adresinde yerleşik …….. (sözleşmenin devamında kısaca “Acenta”
olarak anılacaktır) aşağıdaki şartlar üzerinde karşılıklı mutabakata varmış ve işbu sözleşmeyi kaleme almışlardır.
İşbu Sözleşme’ de dernek ve Acenta birlikte “Taraflar” veya ayrı ayrı “Taraf” olarak da anılabileceklerdir.
2- SÖZLEŞMENİN KONUSU
Anlaşma uyarınca Acenta, Derneğe seyahat, hava, deniz ve kara yoluyla ulaşım rezervasyonları, yiyecek-içecek ikramları, toplantı organizasyonları, vize işlemleri, tur ve tatil rezervasyonları, araç kiralama ve benzeri turistik/lojistik servis branşlarında hizmet verecektir. Bu hizmetler karşılığında oluşacak bedeller ise dernek tarafından, Acenta’ya anlaşılan şartlar çerçevesinde ödenecektir.
3- “YETKİLİ ACENTA” KAVRAMI
Dernek, bu tür hizmetleri öncelikle Acenta’dan almayı tercih etmeyi kabul eder.
Dernek, Acenta’dan çok yönlü organizasyon hizmetleri alabilir. Herhangi bir toplantı, seminer, sempozyum, bayi toplantısı, sergi, yemek, kokteyl, davet, açılış, eğitim vs gibi etkinliklerin düzenlenmesi konusunda kısmen veya tamamen destek alabileceği gibi, başkaları tarafından düzenlenen bu tür etkinliklere kendi katılımı ile ilgili hizmetler alabilir.
Bu tür hizmetlerin talep edilmesi sektörde “briefing” adıyla bilinen bilgilendirme yöntemi ile yapılır ve karşılığında Acenta tarafından bilgilendirme amaçlı yapılabilecek yazılı, sözlü, görsel sunumlar neticesinde kararlaştırılan bütçe ve aksiyon planı çerçevesinde hizmet verilir. Bu tür etkinlikler için ayrıca bir sözleşme düzenlenebilir.
Bu sözleşmede anılmayan diğer hizmetler ile ilgili olarak, söz konusu hizmet için yapılan karşılıklı yazışmalar neticesinde varılan mutabakatı gösterir yazışmalar esas teşkil edecektir. Acenta vereceği tüm hizmetler konusunda işin niteliğine göre mümkün oldukça derneğin bilgi ve onayına başvurmakla yükümlüdür.
5- ÖDEME PLANI VE YÖNTEMLERİ
5.1. FATURALAMA
Acenta verdiği tüm hizmetler* için derneğe onaylanmış bedeller üzerinden fatura düzenleyecek ve ulaştıracaktır. Dernek, faturaların toplam bedelini ödeyecektir.
5.2. ÖDEME
Dernek, kendine ulaşmış olması kaydıyla, faturaların düzenlenme tarihinden itibaren ilk Cuma günü, aşağıda belirtilen banka hesap numaralarına Havale/EFT yöntemi aldığı hizmetlerin bedelini ödeyecektir.
Hizmetlerin bedeli yabancı para birimi cinsinden verilmiş olsa bile faturalar (faturaların tanzim tarihindeki geçerli döviz kuru-TCMB döviz satış- üzerinden hesaplanarak) Türk Lirası olarak düzenlenecektir. ACENTE verdiği hizmet kalemlerine …… servis payı ekleyerek faturalandırma yapacaktır.
6- SÖZLEŞMENİN SÜRESİ
Bu sözleşme imzalandığı tarihten itibaren bir yıl süreyle geçerlidir. Süre bitiminde Sözleşme’nin uzayıp uzamayacağı derneğin onayı ile olacaktır.
7- ANLAŞMAZLIK HALİNDE
Şikayetler, zamanında bildirilmeleri ve makul çözüm oluşturulamaması halinde geçerli kabul edilecektir. Anlaşmazlık halinde İstanbul Merkez (Çağlayan) Mahkemeleri ve icra daireleri kesin yetkili olacaktır.
8- DEĞİŞİKLİKLERİN YÖNETİMİ
Bu anlaşmanın değiştirilmesi veya anlaşma şartlarına ek madde konulması tarafların yazılı talebi ile geçerlidir.
9-GİZLİLİK
Taraflar bu sözleşme metnini ve bu anlaşma nedeni ile edindikleri her türlü bilgiyi kesinlikle gizli tutmayı ve diğer tarafın yazılı izni olmadan, hiçbir kimseye hiçbir şekilde açıklamamayı kabul ve taahhüt etmişlerdir.
2 (iki) sayfadan, 9(dokuz) ana maddeden ve iki nüshadan oluşan bu sözleşme taraflarca karşılıklı olarak okunmuş ve uygun bulunarak ……………. tarihinde İstanbul’da imzalanmıştır.
Geri Dön